Per collaborare condividendo dati, informazioni e conoscenze è necessario che le informazioni siano disponibili e facilmente accessibili a tutti, anche quando non si è fisicamente riuniti in un’aula da riunione o virtualmente collegati online attraverso un’applicazione collaborativa e sociale.
La collaborazione in azienda, malgrado sia da anni oggetto di riflessioni e articoli, è ancora poco sviluppata e praticata. Colpa di un’organizzazione per silos e di approcci alla condivisione della conoscenza chiusi e limitati a gruppi di lavoro o comunità di pratica. Secondo IDC l’85% dei lavoratori della conoscenza ritiene che, poter usare strumenti per collaborare con i propri colleghi e gli altri stakeholder, sia sempre più importante e strategico. La stragrande maggioranza dei dipendenti ritiene fondamentale poter superare le barriere organizzative e valuta gli strumenti in uso raramente soddisfacenti e adeguati. L’azienda è alla ricerca costante di nuove soluzioni in grado di favorire collaborazione e condivisione ma con costi più bassi e prevedibili, con maggiore sicurezza e integrazione con le applicazioni esistenti, maggiore controllo da parte dell’IT, modelli scalabili e cloud-based con pieno supporto per dispositivi mobile come iPhone, iPad, Android, BlackBerry e Windows.
I modelli collaborativi in cloud sembrano essere al momento la scelta ideale e quelli più facili da implementare. Il modello è di tipo centralizzato e prevede dati, informazioni e contenuti immagazzinati in un archivio centrale raggiungibile attraverso connessioni web o APP native. Tutti i contenuti, compresi quelli multimediali possono essere gestiti, visualizzati, condivisi in ambiti di lavoro di gruppo e progettuale, in forum di discussioni, in flussi decisionali che prevedono feedback, commenti e contro-feedback.
Dalla scelta di ambienti e applicazioni collaborative sulla nuvola, le aziende hanno tratto vantaggi concreti in termini di benefici per gli utilizzatori, di aumentata produttività, di riduzione dei costi e di efficienza dei processi. La scelta della nuvola ha permesso una più facile implementazione di strategie di mobilità aziendale. Queste strategie hanno bisogno di ambiti di lavoro distribuiti e mobili ma interconnessi, aperti, facili da utilizzare per la condivisione sicura di contenuti ma anche di idee e innovazione da parte di addetti ai lavori ( stakeholders ) interni ed esterni all’azienda. Grazie al Cloud Computing i dati possono essere costantemente e facilmente aggiornati per garantire informazioni in tempo reale a livello globale.
I vantaggi sono concreti e numerosi ma l’adozione di approcci collaborativi in azienda deve fare i conti con alcune problematiche e rischi come la sicurezza, i costi di formazione interna e l’integrazione con le tecnologie e le infrastrutture esistenti. Le applicazioni e i dati in cloud devono poter essere monitorati e gestiti con strumenti adeguati, così come gestiti e assistiti devono essere gli utenti e tutte le loro attività (upload e download di file), i loro profili, i privilegi e le password di accesso, la generazione di report e il rispetto delle policy. Per evitare costi onerosi in termini di assistenza agli utenti e formazione, le applicazioni in cloud devono essere semplici da usare e intuitive. Non possono mancare infine strumenti di gestione e controllo per limitare, distribuire e rendere disponibili risorse, contenuti e materiali in cloud.
In conclusione il cloud elimina molte barriere alla collaborazione, migliora l’accesso ai dati aziendali riducendo l’impegno e le risorse IT necessarie a mantenere e distribuire informazioni e contenuti. Il lavoratore della conoscenza ha bisogno di poter accedere a dati e informazioni da ogni luogo, in ogni momento e con ogni tipologia di dispositivo ma anche di condividere, modificare e commentare in tempo reale.
