Anche se le piccole imprese stanno scoprendo che il risparmio energetico e la tutela dell’ambiente sono un metodo per abbattere i costi di gestione, non si è verificato l’abbandono in massa dei documenti cartacei che qualche analisi aveva pronosticato.
In questo contesto Idc si è mossa alla ricerca dei trend di diffusione dei sistemi di stampa tra le piccole e medie imprese, identificando le linee guida che dovrebbero consentire acquisti intelligenti per chi fa ancora un uso importante della carta.
Secondo i dati di vendita del 2011 di stampanti laser per piccole e medie imprese Europa occidentale, si registra infatti una crescita complessiva del 4%, che diventa l’8% anno su anno se si parla di laser a colori.
Questo non vuol dire che non sia necessario un controllo più severo dei costi, visto che la tecnologia rende fin troppo facile e veloce ottenere stampe di qualità elevata, rischiando di far andare la spesa fuori controllo.
Come scegliere le nuove stampanti
Secondo le linee guida Idc, quando arriva il momento di rinnovare le soluzioni di stampa è bene tenere conto della presenza di sistemi di monitoraggio per il controllo dei costi, di logiche di rispetto ambientale e di soluzioni per evitare violazioni alla sicurezza. Inoltre è possibile rivedere il rapporto con i servizi di stampa esterni, poiché le soluzioni attuali consentono di realizzare in casa anche materiale promozionale e di marketing, a patto di prevedere questa possibilità quando si acquistano le nuove soluzioni.
Per Idc il primo passo nel controllo della spesa è identificare quali siano i costi. I software di gestione consentono di sapere chi stampa, se si tratta di stampe monocromatiche o a colori, il numero di pagine per ogni attività e il tipo di file di origine (per esempio pdf, excel o html). Identificate le attività è utile impostare restrizioni per il controllo della stampa che portano a risparmi concreti.
Nel documento Idc aggiunge una checklist che le PMI dovrebbero seguire per identificare le loro esigenze di stampa.
L’analisi prevede di chiedersi quanti anni anno e quanto consumano i dispositivi laser attuali e se sono dotati di spegnimento automatico. Conta anche lo spazio occupato e bisogna valutare se conviene passare da soluzioni A4 all’A3, oggi proposto a prezzi accessibili. La possibilità di stampare in formato più grande, insieme all’uso del colore, può infatti consentire un minor ricorso all’outsourcing.
Nei prodotti nuovi vanno valutati consumi e velocità, ricordandosi che è necessario poter mantenere la stampa monocromatica come impostazione di default e garantirsi una gestione dei permessi sufficientemente flessibile per applicare restrizioni ai diversi reparti o a specifiche tipologie di documenti.
Quanto alla sicurezza, lo studio IDC del 2011 ha rivelato che il 23% delle PMI ha implementato soluzioni di crittografia dei documenti e ID personali.
I software di sicurezza garantiscono l’autenticazione e la restrizione delle funzionalità di accesso, oltre che la protezione tramite codice PIN, in modo che i documenti sensibili possano essere stampati solo quando il PIN viene inserito o quando viene strisciata la card identificativa. La crittografia del documento garantisce, inoltre, che i documenti inviati attraverso la rete siano tenuti al sicuro fino a quando non vengono stampati.
L’intero white paper è scaricabile a questo link.
