La casa di cura Villa Fulvia di Roma è un centro di cura specializzato in diverse tipologie di intervento riconosciute dal Servizio Sanitario Nazionale. La casa di cura ha un’unica sede, dove sono presenti circa 120 posti letto, cui si sommano i pazienti curati in day hospital e presso il proprio domicilio. Con Villa Fulvia collaborano circa 400 persone. All’interno della sede è presente la funzione It, ed il relativo Ced, in cui operano due persone con competenze gestionali e tecniche.
La soluzione
Il progetto di evoluzione verso un sistema gestionale integrato risale al 2002, quando la crescente complessità del patrimonio applicativo software composto da molteplici applicazioni dedicate a specifici processi, eterogenee e dotate di differenti basi dati, inizia a manifestare evidenti limiti. L’esigenza è quindi di un consolidamento ed una integrazione delle differenti “isole applicative” in un unico sistema ad ampia copertura e integrato. Nel 2010 maturano le condizioni per l’avvio del progetto, grazie al rapporto con la società SAI Consulting, Gold Partner SAP. La scelta tecnologica è a favore della soluzione SAP Business One con la verticalizzazione AddOn HIS – Hospital Information System di SAI Consulting. L’idea è quella di intervenire sull’automazione sia dei processi amministrativi che dei processi specifici sanitari. “Per contenere i rischi di un progetto, ambizioso negli obiettivi, data l’estensione della copertura applicativa – osserva Massimiliano Ortalli Ecosystem & Channel Director di SAP Italia – le attività sono organizzate in due fasi: una prima fase avviata nel 2010 di personalizzazione del sistema e introduzione della soluzione a supporto dei processi più standard ed in una seconda fase di sviluppo di un add on specifico per il settore sanitario. In tal modo, è possibile bilanciare l’impegno, da parte degli utenti e della funzione IT. Nel 2011 viene rilasciato il sistema per la componente amministrativa e nella primavera 2012 la parte sanitaria è messa in produzione”. Si è optato per un’infrastruttura basata su due server (di test e di produzione), e, soprattutto, sull’assistenza e formazione degli utenti, circa 60, critici per il successo di ogni progetto di questo tipo, a maggior ragione in un contesto particolare come quello sanitario”. Tutti i principali processi amministrativi, escluse le attività del settore privato, sono ora adeguatamente gestiti mediante SAP Business One, dalla contabilità generale ai centri di costo, dal ciclo passivo alle farmacie, sino ai laboratori di analisi.
I benefici
Ad oggi il progetto ERP è a regime, garantendo una copertura funzionale pressoché completa e permette di gestire in modo integrato tutti i flussi informativi interni ed esterni. Usando la tecnologia Web Services la soluzione è in grado di scambiare dati in real-time; sono automatizzate tutte le scritture contabili relative a Paghe, Fatture Professionisti, Fatture Clienti; inoltre per ciò che concerne gli adempimenti con i Sistemi Informativi Regionali, il software in uso genera tutti i file necessari ad una corretta gestione del debitoinformativo. “Dopo una fase di apprendimento – commenta, Alessandro Zucchi, Management Villa Fulvia – i benefici sono ora evidenti: miglioramento nell’operatività del personale, integrazione dei dati, unici per tutta la struttura, gestione in modalità “end to end” dei processi, dall’immissione del dato alla sua elaborazione, controllo e certificazione delle informazioni. Siamo soddisfatti per aver scelto SAP Business One, una soluzione integrata che, attraverso un unico strumento, permette la gestione di tutte le aree aziendali. Grazie all’integrazione fra il sistema sanitario contabile, la fatturazione attiva e il ciclo passivo è possibile gestire in maniera ottimale gli obblighi informativi verso le Agenzie di Sanità Pubblica”
Il progetto sta ora proseguendo in tre direzioni: l’estensione della soluzione ERP ai processi del settore privato, il controllo e reportistica con la realizzazione di cruscotti di analisi ed infine, aspetto molto importante, l’introduzione di una cartella clinica elettronica. La disponibilità in tempi brevi annunciata da SAP per il prodotto SAP Business One Analytics con HANA è apparsa subito interessante per poter lavorare su tecnologia In Memory sia per esigenze di analisi dei dati (Analytics) che sul transazionale (ETL). Per Massimiliano Ortalli, Ecosystem & Channel Director di SAP Italia “SAP sostiene le strutture sanitarie per aiutarle a gestire in maniera più efficiente sia i processi amministrativi sia quelli tipicamente clinici, attraverso soluzioni gestionali mirate. Ci riteniamo molto soddisfatti del risultato conseguito presso il cliente Villa Fulvia; grazie allo snellimento di quei processi, infatti, la struttura ha potuto trarre benefici in termini di costi, potendo dedicare maggiori risorse alla cura dei pazienti”
