Dematerializzazione dei documenti cartacei, ricerca delle informazioni, flessibilità e minori costi di gestione. Il Protocollo Informatico Trentino su piattaforma Emc Documentum, compie tre anni.

Il Trentino è un territorio con un numero elevato di Enti locali (oltre 350) e quindi con una fortissima esigenza di “fare sistema”. Una necessità indispensabile per permettere a ciascuno di essi, dai piccoli Comuni con pochi utenti alle grandi organizzazioni con migliaia di utilizzatori, di usufruire delle migliori tecnologie informatiche e telematiche anche in mancanza di specifiche competenze interne, evitando un impiego esagerato e, soprattutto, dispersivo di risorse economiche e di personale. Il risultato è un’amministrazione pubblica in grado di interoperare, di innovarsi perseguendo economie di scala e di migliorare in efficienza e tempestività, semplificando i procedimenti amministrativi a beneficio dei servizi offerti a cittadini e imprese.

 

In questo contesto è stato sviluppato tre anni fa il sistema P.I.TRE, al quale è stata integrata anche la posta elettronica certificata (PEC) per favorire sempre più il dialogo telematico tra cittadino, categorie imprenditoriali e pubblica amministrazione.

 

“Il nome P.I.TRE. assegnato al progetto non dà pieno merito a tutte le capacità del sistema, che vanno ben oltre la possibilità di protocollare elettronicamente i documenti in entrata e in uscita” – commenta Pietro Moretti, responsabile del progetto P.I.TRE. di Informatica Trentina . “Abbiamo infatti sviluppato e integrato modalità avanzate di gestione documentale insistendo su alcune importanti funzioni mirate a ridurre i flussi cartacei a favore di quelli digitali; razionalizzare gli archivi, velocizzando e semplificando la ricerca dei documenti; seguire e tracciare l’iter amministrativo delle pratiche, favorendo il colloquio e la cooperazione tra le istituzioni pubbliche grazie alla facilità di scambio in tempo reale dei documenti e dei fascicoli. P.I.TRE. è un sistema completo che garantisce alti livelli di sicurezza e di efficienza, abbattendo i costi rispetto alla gestione cartacea e alle modalità di archiviazione tradizionali”.

 

 

 

 

Ulteriore riprova del forte impiego del sistema, è il trend crescente degli indicatori relativi alla quantità giornaliera di ricerche, visualizzazioni e consultazioni di documenti rilevata per ciascun utente. Una conferma che il sistema viene sempre più utilizzato non solo per la gestione corrente della documentazione ma anche per le attività inerenti documenti, fascicoli o procedimenti dei mesi e degli anni precedenti.

 

I benefici: più semplicità e velocità

I benefici ottenuti dalla realizzazione del progetto P.I.TRE. su piattaforma EMC Documentum, sono stati così evidenti che all’interno degli Enti pubblici del territorio l’applicazione è considerata fondamentale e critica quanto la posta elettronica, soprattutto per le apprezzabili differenze operative rispetto alla situazione precedente.

 

  • Semplicità e velocità nel ritrovamento di fascicoli o documenti, accelerando i processi amministrativi per una maggiore efficienza a vantaggio dell’organizzazione e del rapporto cittadino e impresa con gli Enti pubblici;
  • Disponibilità di un sistema di smistamento interno, con regole di visibilità ed accesso in funzione dei ruoli e dell’organigramma, con tracciatura degli eventi (trasparenza interna e verso il cittadino);
  • Funzionalità di workflow collaborativo per la gestione di iter procedimentali;
  • Interoperabilità, conforme agli standard ed ai requisiti normativi, con il “sistema” della PA trentina;
  • Un sistema unico flessibile e facilmente adattabile alla dimensione, complessità ed esigenze di ogni singolo Ente;
  • Un repository documentale completo di metadati, per tutti i documenti in ingresso e in uscita, per quelli interni e per gli allegati.

 

La versatilità e le funzionalità della piattaforma di document management di EMC, infine ci addita Moretti ha permesso di sviluppare altre importanti e utili applicazioni per esigenze specifiche del territorio. Una tra le più significative riguarda l’utilizzo del repository di EMC Documentum da parte dell’Archivio dei Beni Culturali per catalogare e rendere fruibili attraverso un portale, immagini, fotografie, documenti, file multimediali dei beni del Trentino che riguardano l’arte, l’archeologia, la scrittura popolare e la musica, realizzando una raccolta di prezioso materiale che rappresenta la cultura della Regione. Sempre grazie a EMC Documentum si sta realizzando il progetto di archiviazione delle mappe catastali per rendere più veloce e semplice la gestione del territorio.

 

I numeri del progetto

 

Il successo di P.I.TRE si misura però anche sui numeri. I dati più recenti di cui siamo entrati in possesso riguardano la gestione integrata dei cicli di protocollazione, gestione documentale e controllo integrato degli atti amministrativi tra gli Enti della Pubblica Amministrazione trentina. Ad oggi sono 245 le strutture coinvolte, 6.000 gli utenti configurati, 500.000 i documenti protocollati, 750.000 le immagini acquisite e 20.000 i fascicoli procedimentali creati. Ovvio il ritorno in efficienza che ne deriva.