Fino a qualche anno fa, la pianificazione finanziaria era un processo lungo e faticoso, che comprendeva la raccolta di dati dai diversi reparti aziendali, dalla divisioni, ognuna con il proprio database. Nel periodo di tempo necessario ai manager finanziari ad elaborare queste informazioni e a trasformarle in un piano strategico le condizioni del contesto competitivo mutavano e tutto il lavoro fatto aveva perso valore. I preventivi, realizzati su dati scaduti, tendono infatti ad attribuire risorse in modo inefficace. Questa ovvia constatazione ha avuto un impatto notevole sui provider di soluzioni ICT per il Finance in generale, tanto che sono apparsi sul mercato una serie di nuovi sistemi software per la pianificazione, la previsione e l’analisi economico-finanziaria, spesso web-based, che possono integrarsi con i sistemi aziendali integrati “di varia natura e destinazione” (come dicono gli amministrativi).
Tipologie
Attualmente, ci sono due tipi di software tradizionali di B&P (Budgeting and Planning) sul mercato. I primi sono quelli “thin-server” (nei quali la maggiore logica applicativa risiede sul computer dell’utente), più adatti ad un processo tradizionale di pianificazione finanziaria basata sul costo. In genere, vengono acquistati da coloro che vedono la pianificazione come un compito “stagionale”, ovvero la redazione di un piano definitivo allo scadere del quarto trimestre. Si tratta di un tipo di pianificazione statica, che non può essere modificata nel tempo se non con una certa difficoltà.
Il secondo tipo, definito “thin-client” (dove la logica applicativa risiede sul server) tende a consumare meno risorse di sistema, ma genera molti dati, che devono confluire insieme. In questi casi i CFO devono investire in sistemi ad elevata capacità di raccolta dei dati, quindi costosi. Tale modalità è preferita dalle imprese che creano bilanci preventivi che richiedono molti aggiornamenti.
Fino a poco tempo fa, i CFO prendevano decisioni in base alle previsioni che arrivavano dai loro reparti operativi e, dopo aver chiuso i libri di bilancio, si concentravano sulla revisione dei dati, esaminando (meticolosamente e quasi sempre con ansia) le variazioni rispetto al bilancio preventivo. Oggi all’impresa serve un tipo di pianificazione più veloce, elastica, che sia in grado di tenere conto dei cambiamenti derivanti da eventi esterni e che si confronti positivamente con il tipo di gestione aziendale flessibile che caratterizza tutta l’economia attuale.
L’introduzione dei software di bilancio preventivo collaborativo ha ridefinito il ruolo del dipartimento finanziario nel processo di pianificazione. Tali i sistemi software rendono più visibile il bilancio preventivo agli addetti interni, così che i CFO passano meno tempo a monitorare i numeri e a fare un lavoro da controller. In effetti, la crescente collaborazione con i manager gestionali permette ai controller di identificare le ripercussioni a livello di back-office della crescita delle vendite, ma solo dal punto di vista delle risorse, piuttosto che dalla prospettiva della gestione dei ricavi.
Collaborazione
Nonostante le nuove opportunità tecniche che rendono possibile una gestione della pianificazione più collaborativo, può risultare comunque molto difficile convincere gli addetti ad usare i software di bilancio e previsione; anche se così fosse, non è detto che mettano in atto le giuste valutazioni. L’aspetto più difficile della gestione di questo tipo di software è proprio quello del cambiamento dell’atteggiamento mentale degli addetti per coinvolgerli nel processo di pianificazione finanziaria.
Secondo alcuni analisti del settore, è difficile per gli executive capire lo scenario di marketing che i dati finanziari suggeriscono o rappresentano perché si interessano di misurare solo la performance della loro sezione. Inoltre, come ha affermato recentemente un manager nel corso di un convegno di B&P “Se il direttore marketing avvia una campagna da 100 milioni di euro, per esempio, avrà bisogno di un accesso veloce ai numeri dei ricavi prima e dopo tale campagna e non ai dati o agli andamenti finanziari di lungo periodo – per capire se tale campagna ha funzionato”.
In realtà, la collaborazione è resa ancora più difficile anche da altri aspetti, come la cattiva abitudine (diffusa sia tra le unità di business che tra i capi dipartimento) di ridurre o accrescere le previsioni di ricavo per essere sicuri di raggiungere gli obiettivi previsti. In alcuni casi, i capi dipartimento infarciscono le voci di spesa nel bilancio preventivo per proteggersi dalle eventuali mutazioni del mercato.
E’ ovvio che comportamenti di questo tipo mettono seriamente a repentaglio l’efficacia dei sistemi di pianificazione finanziaria. I venditori di software B&P dicono di averli progettati proprio per combattere questa tendenza degli interni a “ritoccare” i bilanci preventivi. Tali applicazioni consentono a dei senior manager di revisionare, aggiornare e ridistribuire le spese previste nel bilancio a seconda degli eventi, così gli addetti sanno che una richiesta di spesa può essere revisionata se cambiano le condizioni e non hanno bisogno di falsare i dati che dichiarano.
In teoria, questa modalità rende possibile una formulazione dinamica del bilancio preventivo, ma in pratica si prevede che non molti CFO li adotteranno subito. Infatti, ricerche e sondaggi indicano che, mediamente, in circa il 30 % delle imprese si considera ancora che sia il bilancio preventivo che la pianificazione siano un processi fortemente basati sulle scadenze annuali.
Sempre secondo le indagini di settore, alcuni CFO di imprese di grandi dimensioni ritengono d’aver migliorato notevolmente l’accuratezza delle loro previsioni incoraggiando la collaborazione interna, e che si possano ottenere risultati ancora migliori coinvolgendo anche i partner commerciali, perché conoscere le previsioni dei fornitori aiuta le imprese ad elaborare bilanci preventivi più realistici. Si prevede, infatti, che entro breve tempo saranno disponibili soluzioni scalabili di EBP (Enterprise Budget Planning).
Implementazione
Il numero delle aziende che stanno adottando suite software di pianificazione finanziaria basate sulla collaborazione è in continua crescita, con il coinvolgimento, talvolta, di diverse centinaia di addetti. Chiaramente, mettere insieme un così alto numero di persone su uno stesso budget aziendale sembra assurdo – e, infatti, i CFO che hanno impostato questo modello di elaborazione collettiva del bilancio preventivo – danno comunque una loro impostazione personale (un loro “tocco” sapiente) al processo e ai risultati della pianificazione; tutto sta nel cercare di far percepire agli addetti interni il bilancio e la pianificazione finanziaria come un processo di pianificazione del business nel suo insieme e non un “esercizio” di distribuzione dei dati.
Molte imprese, soprattutto quelle pubbliche e quelle di dimensioni medio-grandi, hanno iniziato a gestire l’azienda con soluzioni globali di ERP (Enterprise Resource Planning). Per loro il passo successivo è stato proprio pensare di estrarre i dati raccolti da tali sistemi e usarli per realizzare piani di previsione.
Come osserva un direttore di ricerca sull’analisi finanziaria del Gruppo Aberdeen, una società di consulenza in IT e strategie di mercato con sede a Boston, “Nel passato, un manager finanziario aveva problemi a isolare ed estrarre i dati che volevano da un sistema di ERP. I dati necessari per la pianificazione e la previsione finanziaria erano incastonati nei “big data”, ma non c’erano software in grado di estrarli. Da qualche anno, fortunatamente, sono emersi nuovi strumenti che estraggono i dati voluti dai sistemi ERP”.
Gli utenti possono organizzare i dati a seconda della tipologia produttiva, dell’area di vendita o di qualsiasi altra categoria. “Questi strumenti aiuteranno i manager finanziari a fare previsioni su argomenti critici per la finanza aziendale, come i ricavi e il cash flow. Se un’impresa è in grado di sapere in anticipo che sta perdendo il 3 % del fatturato, allora può reagire cercando di accelerare le vendite o riducendo le spese.” ha aggiunto.
E’ evidente, dunque, quale potrà essere l’aumento dei volumi di dati disponibili con questi nuovi strumenti informatici, tanto che la loro integrazione e gestione sta diventando un problema serio anche nell’ambito della pianificazione finanziaria. Nonostante i recenti miglioramenti dell’interfaccia dei portali finanziari e degli applicativi, i CFO ancora combattono con l’annoso problema di accedere tramite il loro software B&P ai dati residenti sistemi informatici degli altri dipartimenti.
Questo tipo di gestione dei dati induce diversi problemi, legati alla sicurezza, agli errori di immissione dati, all’incompatibilità dei formati dei dati, tanto da scoraggiare qualsiasi aggiustamento successivo una volta che il bilancio preventivo viene stilato. Anche per questo motivo molte imprese stanno abbandonando le soluzioni di pianificazione finanziaria impostate annualmente preferendo le previsioni cosiddette “ibride”, che proseguono lungo tutto l’arco dell’anno e danno il vantaggio di poter effettuare aggiornamenti ed analisi in tempo reale.
Tutto l’enorme patrimonio informativo di ogni azienda può costituire una fonte preziosa, ma solo se viene gestita da moduli software in grado di contenerli e confrontarli nel modo più appropriato. Per far fronte all’aumento incontenibile dei dati aziendali, già dalla metà degli anni Novanta sono adottati i cosiddetti data warehouse, strutture informative che possono dare un efficace supporto anche al processo di pianificazione finanziaria. E’ un fatto abbastanza sorprendente, se si pensa che molti manager finanziari hanno sempre usato i data warehouse, soprattutto per esaminare ciò che era accaduto all’impresa e non quello che sarebbe potuto accadere, tanto che un’elevata percentuale dei sistemi di data warehouse in uso oggi – si stima oltre il 50% – non hanno ancora dati dettagliati di pianificazione.
Il futuro
Gli esperti ritengono che i prossimi software B&P assomiglieranno probabilmente a soluzioni ibride di programmi B&P-BI (Business Intelligence), ma ci vorrà ancora qualche anno per la loro distribuzione sul mercato di massa. Dovranno essere certamente personalizzati ma anche web-based, così da fornire informazioni in tempo reale pronte per l’uso al team manageriale dell’impresa.
Resta da vedere se i sistemi-impresa forniranno a queste suite software le giuste informazioni. Anche se molti imprenditori hanno imparato a raccogliere più dati, non sempre raccolgono quelli giusti. Gli utenti aziendali tendono spesso a ignorare o a sottovalutare il problema di gestire delle raccolte di dati che non possono essere confrontati tra loro mentre i software B&P spesso non riescono a estrarre “da soli” i dati dai sistemi di marketing e finanziari. Ad oggi, quindi, la maggior parte dei dati ancora “viaggia” su una miriade di traduttori di software prima di arrivare al sistema di B&P, perdendo così buona parte del loro valore semantico nei vari passaggi.
La soluzione best-of-breed
Così come per molti altri sistemi informatici, il panorama dell’offerta è talmente vasto da rendere difficile capire quale sia la soluzione migliore per una data azienda. Troppe le variabili in gioco: le dimensioni dell’impresa, quelle della supply chain, i sistemi informativi esistenti (dal gestionale, all’ERP, al sistema di commercio elettronico, ecc.). Quando non si è certi sulla scelta, può essere conveniente fare riferimento al modello SaaS (Software-as-a-Service) che implica il contenimento dei costi e la possibilità di disporre sempre la versione più aggiornata. Inoltre, le soluzioni SaaS sono, per loro natura, web-based e spesso sono anche scalabili, così da permettere di acquistare solo i moduli di cui si ha effettivamente bisogno. In alcuni casi, si è visto come la scelta di un software B&P in modalità SaaS possa diventare persino uno strumento di consolidamento per integrare altri acquisti di soluzioni informatiche su una stessa piattaforma. Questa opportunità è particolarmente vantaggiosa per le piccole e medie aziende, che non possono sobbarcarsi il peso di ingenti investimenti in IT.
